Quando un indirizzo e-mail interno cambia, i diritti del creator vengono trasferiti oppure un utente lascia il team, i contenuti in Articulate 360 non dovrebbero andare persi automaticamente. Soprattutto nel caso di contenuti aziendali o sensibili, è importante garantire che rimangano accessibili e gestibili correttamente.
Articulate 360 Teams offre diverse opzioni per trasferire in modo sicuro contenuti personali e condivisi, mantenendoli all’interno dell’organizzazione.
Principio di base: contenuti personali vs. contenuti condivisi
Tutti i contenuti creati con le applicazioni web Articulate 360 (ad es. Rise 360) sono inizialmente associati all’Articulate ID dell’utente e considerati contenuti personali.
Quando vengono condivisi con il team, diventano contenuti condivisi fino alla rimozione della condivisione.
I contenuti condivisi rimangono sempre nell’abbonamento del team e devono essere trasferiti a un altro membro prima di rimuovere un utente. Inoltre, è possibile definire cosa succede ai contenuti personali:
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Trasferire i contenuti personali → L’accesso viene mantenuto
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Non trasferire i contenuti personali → L’accesso viene perso
Esempi di contenuti personali e condivisi
Contenuti personali
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Corsi Rise 360, Microlearning e banche di domande nella directory privata
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Modelli di blocchi Rise 360 non condivisi
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Elementi e cartelle Review 360 nella directory privata
Contenuti condivisi
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Corsi Rise 360, Microlearning e banche di domande nella directory del team
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Modelli di blocchi Rise 360 condivisi
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Elementi e cartelle Review 360 nella directory del team
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Diapositive del team Storyline 360
Nella maggior parte dei casi si consiglia di trasferire i contenuti personali per mantenere il controllo sui contenuti del team. Tuttavia, esistono alcune eccezioni, ad esempio:
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Un membro del team lascia l’azienda solo temporaneamente.
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Un fornitore esterno o un freelancer utilizza un proprio Articulate ID e crea contenuti personali (vedi: How Freelancers Work With Articulate 360 Teams).
Rimuovere un utente dal team
Accedi a
https://id.articulate.com/redirect/account
con il tuo Articulate ID e seleziona Manage Team.
Prerequisito: autorizzazioni Primary Admin, 360 Admin o Group Manager.
Procedura
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Fai clic sul nome dell’utente nell’elenco per aprire Edit permissions.
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Primary Admin e 360 Admin possono selezionare più utenti contemporaneamente.
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I contenuti degli utenti con diritti Creator possono essere trasferiti solo a una singola persona.
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Fai clic su Remove from 360.
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Seleziona sotto Transfer to il membro del team che deve assumere la proprietà dei contenuti
(è possibile filtrare digitando).
Note:
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La persona di destinazione deve essere un membro del team con diritti Creator.
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Se non sono disponibili licenze libere, vedi la sezione Trasferire i contenuti quando non è disponibile alcuna licenza.
Successivamente puoi scegliere tra due opzioni:
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Trasferire contenuti condivisi e personali
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Trasferire solo contenuti condivisi
Trasferire contenuti condivisi e personali
Attiva Include personal content e fai clic su Remove User.
Risultato:
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L’utente rimosso riceve una notifica via e-mail.
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L’accesso ai contenuti Review 360 con link privati viene revocato.
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Il nuovo proprietario ottiene il pieno controllo su:
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Corsi Rise 360, Microlearning, Label Sets e modelli di blocchi
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Contenuti Review 360 incl. backup Storyline 360 e richieste di revisione
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Diapositive del team Storyline 360
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Condivisioni, autorizzazioni delle cartelle, collaboratori e link rimangono invariati.
Importante: I contenuti possono essere trasferiti solo a un singolo membro del team con diritti Creator.
Tutti i contenuti Rise 360, Review 360 e Storyline 360 del team vengono trasferiti completamente.
Trasferire solo contenuti condivisi
Disattiva Include personal content e fai clic su Remove User.
Risultato:
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L’utente viene informato via e-mail.
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I link privati Review 360 perdono la loro validità.
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I contenuti personali rimangono archiviati fino a 6 mesi:
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I link di condivisione continuano a funzionare (solo visualizzazione).
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La modifica e la gestione non sono possibili.
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I collaboratori perdono l’accesso.
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Se l’utente rientra in un team o acquista un abbonamento individuale entro 6 mesi utilizzando lo stesso indirizzo e-mail, l’accesso completo viene ripristinato.
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I contenuti condivisi vengono trasferiti completamente al nuovo proprietario.
Trasferire i contenuti quando non è disponibile alcuna licenza Creator
Opzione 1: Assegnare temporaneamente i diritti di Group Manager
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Creare un nuovo gruppo senza licenza.
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Assegnare l’utente in uscita a questo gruppo.
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Invitare il nuovo utente e assegnargli temporaneamente i diritti di Group Manager.
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Il nuovo utente rimuove autonomamente il vecchio utente e trasferisce contenuti e licenza a sé stesso.
I Group Manager non consumano una licenza Creator e hanno accesso solo al proprio gruppo. I diritti possono essere rimossi successivamente.
Opzione 2: Lasciare temporaneamente i contenuti senza proprietario
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Rimuovere i diritti Creator all’utente precedente.
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Durante la rimozione selezionare None – do not transfer content
(non disponibile se esiste una sola licenza). -
I contenuti rimangono temporaneamente nell’abbonamento.
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Assegnare la licenza Creator al nuovo utente.
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Un Primary Admin contatta il supporto Articulate fornendo:
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Nome o numero dell’abbonamento
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Indirizzo e-mail dell’utente rimosso
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Indirizzo e-mail del nuovo utente
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Il supporto trasferisce quindi manualmente i contenuti.
