Que faire lorsqu’un collaborateur quitte mon équipe ?

Lorsqu’un utilisateur quitte votre équipe, ses contenus ne doivent pas être perdus automatiquement – en particulier s’ils contiennent des données sensibles ou appartenant à l’entreprise. Articulate 360 Teams permet de définir comment les contenus personnels et partagés sont gérés, afin que la propriété intellectuelle reste au sein de l’entreprise.

Principe de base : contenus personnels vs contenus partagés

Tous les contenus créés avec les applications web Articulate 360 (par ex. Rise 360) sont d’abord liés à l’Articulate ID de l’utilisateur et sont considérés comme des contenus personnels.
Une fois partagés avec l’équipe, ils sont considérés comme des contenus partagés jusqu’à ce que le partage soit supprimé.

Les contenus partagés restent toujours dans l’abonnement de l’équipe et doivent être transférés à un autre membre avant de supprimer un utilisateur. Il est également possible de définir ce qu’il advient des contenus personnels :

• Transférer les contenus personnels → L’accès est conservé

• Ne pas transférer les contenus personnels → L’accès est perdu

Exemples de contenus personnels et partagés

Contenus personnels

• Cours Rise 360, Microlearning et banques de questions dans le répertoire privé

• Modèles de blocs Rise 360 non partagés

• Éléments et dossiers Review 360 dans le répertoire privé

Contenus partagés

• Cours Rise 360, Microlearning et banques de questions dans le répertoire d’équipe

• Modèles de blocs Rise 360 partagés

• Éléments et dossiers Review 360 dans le répertoire d’équipe

• Diapositives d’équipe Storyline 360

Dans la plupart des cas, il est recommandé de transférer les contenus personnels afin de conserver le contrôle sur les contenus de l’équipe. Il existe toutefois des exceptions, par ex. :

• Un membre de l’équipe quitte l’entreprise seulement temporairement.

• Un prestataire externe ou un freelance utilise son propre Articulate ID et crée des contenus personnels (voir : How Freelancers Work With Articulate 360 Teams).

Supprimer un utilisateur de l’équipe

Connectez-vous sur
https://id.articulate.com/redirect/account
avec votre Articulate ID et sélectionnez Manage Team.

Prérequis : Droits Primary Admin, 360 Admin ou Group Manager.

Procédure

1. Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur le nom pour ouvrir Edit permissions.

   • Les Primary Admins et 360 Admins peuvent sélectionner plusieurs utilisateurs en même temps.

   • Les contenus des utilisateurs disposant de droits Creator ne peuvent être transférés qu’à une seule personne.

2. Cliquez sur Remove from 360.

3. Sous Transfer to, sélectionnez le membre de l’équipe qui doit reprendre les contenus
   (filtrage possible en saisissant du texte).

Remarques :

• La personne cible doit être membre de l’équipe avec des droits Creator.

• S’il n’y a pas de licences disponibles, voir la section Transférer les contenus lorsqu’aucune licence n’est disponible.

Ensuite, deux options sont disponibles :

• Transférer les contenus partagés et personnels

• Transférer uniquement les contenus partagés

Transférer les contenus partagés et personnels

Activez Include personal content et cliquez sur Remove User.

Résultat :

• L’utilisateur supprimé reçoit une notification par e-mail.

• L’accès aux contenus Review 360 via des liens privés est supprimé.

• Le nouveau propriétaire obtient un contrôle total sur :

  • Cours Rise 360, Microlearning, Label Sets et modèles de blocs

  • Contenus Review 360, y compris les sauvegardes Storyline 360 et les demandes de review

  • Diapositives d’équipe Storyline 360

• Les partages, autorisations de dossier, collaborateurs et liens restent inchangés.

Important: Les contenus ne peuvent être transférés qu’à un seul membre de l’équipe disposant de droits Creator.
Tous les contenus d’équipe Rise 360, Review 360 et Storyline 360 sont transférés intégralement.

Transférer uniquement les contenus partagés

Désactivez Include personal content et cliquez sur Remove User.

Résultat :

• L’utilisateur est informé par e-mail.

• Les liens privés Review 360 deviennent invalides.

• Les contenus personnels restent stockés jusqu’à 6 mois :

  • Les liens de partage continuent de fonctionner (lecture seule).

  • La modification et l’administration ne sont pas possibles.

  • Les collaborateurs perdent leur accès.

• Si l’utilisateur rejoint à nouveau une équipe dans les 6 mois avec la même adresse e-mail ou souscrit un abonnement individuel, il récupère l’accès.

• Les contenus partagés sont transférés intégralement au nouveau propriétaire.

Transférer des contenus lorsqu’aucune licence Creator n’est disponible

Option 1 : Attribuer temporairement des droits Group Manager

• Créer un nouveau groupe sans licence.

• Affecter l’utilisateur sortant à ce groupe.

• Inviter le nouvel utilisateur et lui attribuer temporairement des droits Group Manager.

• Le nouvel utilisateur supprime ensuite l’ancien utilisateur lui-même et reprend le contenu et la licence.

Les Group Managers n’ont pas besoin de licence Creator et n’ont accès qu’à leur groupe. Les droits peuvent ensuite être retirés.

Option 2 : Laisser temporairement les contenus sans propriétaire

• Retirer les droits Creator de l’ancien utilisateur.

• Lors de la suppression, sélectionner None – do not transfer content wählen
  (ce n’est pas possible s’il n’existe qu’une seule licence).

• Les contenus restent temporairement dans l’abonnement.

• Attribuer la licence Creator au nouvel utilisateur.

• Un Primary Admin contacte Articulate Support avec :

  • Nom ou numéro de l’abonnement

  • Adresse e-mail de l’utilisateur supprimé

  • Adresse e-mail du nouvel utilisateur

Articulate Support transfère ensuite les contenus manuellement.