Wie gehe ich vor, wenn ein Mitarbeiter mein Team verlässt?

Wenn ein Benutzer dein Team verlässt, sollen dessen Inhalte nicht automatisch verloren gehen – besonders bei firmeneigenen oder sensiblen Daten. Articulate 360 Teams ermöglicht es festzulegen, wie mit persönlichen und geteilten Inhalten umgegangen wird, sodass das geistige Eigentum im Unternehmen bleibt.

Grundprinzip: Persönliche vs. geteilte Inhalte

Alle Inhalte, die mit Articulate-360-Webanwendungen (z. B. Rise 360) erstellt werden, sind zunächst an die Articulate-ID des Benutzers gebunden und gelten als persönliche Inhalte.
Werden sie mit dem Team geteilt, zählen sie als geteilte Inhalte, bis die Freigabe wieder entfernt wird.

Geteilte Inhalte verbleiben immer im Team-Abonnement und müssen vor dem Entfernen eines Benutzers auf ein anderes Teammitglied übertragen werden. Zusätzlich lässt sich festlegen, was mit persönlichen Inhalten passiert:

• Persönliche Inhalte übertragen → Zugriff bleibt erhalten

• Persönliche Inhalte nicht übertragen → Zugriff geht verloren

Beispiele für persönliche und geteilte Inhalte

Persönliche Inhalte

• Rise-360-Kurse, Microlearning und Fragenbanken im privaten Verzeichnis

• Nicht freigegebene Rise-360-Blockvorlagen

• Review-360-Elemente und Ordner im privaten Verzeichnis

Geteilte Inhalte

• Rise-360-Kurse, Microlearning und Fragenbanken im Team-Verzeichnis

• Geteilte Rise-360-Blockvorlagen

• Review-360-Elemente und Ordner im Team-Verzeichnis

• Storyline-360-Teamfolien

In den meisten Fällen empfiehlt sich die Übertragung persönlicher Inhalte, um die Kontrolle über Team-Inhalte zu behalten. Es gibt jedoch Ausnahmen, z. B.:

• Ein Teammitglied verlässt das Unternehmen nur vorübergehend.

• Ein externer Dienstleister oder Freelancer nutzt eine eigene Articulate-ID und erstellt persönliche Inhalte (siehe: How Freelancers Work With Articulate 360 Teams).

Benutzer aus dem Team entfernen

Melde dich unter
https://id.articulate.com/redirect/account
mit deiner Articulate-ID an und wähle Manage Team.

Voraussetzung: Primary Admin-, 360-Admin- oder Group-Manager-Rechte.

Vorgehen

1. Klicke in der Benutzerliste auf den Namen, um Edit permissions zu öffnen.

   • Primary Admins und 360 Admins können mehrere Benutzer gleichzeitig auswählen.

   • Inhalte von Benutzern mit Creator-Rechten können nur an eine einzelne Person übertragen werden.

2. Klicke auf Remove from 360.

3. Wähle unter Transfer to das Teammitglied aus, das die Inhalte übernehmen soll
   (Filterung über Eingabe möglich).

Hinweise:

• Die Zielperson muss Teammitglied mit Creator-Rechten sein.

• Sind keine freien Lizenzen vorhanden, siehe Abschnitt Inhalte übertragen, wenn keine Lizenz verfügbar ist.

Danach stehen zwei Optionen zur Auswahl:

• Geteilte und persönliche Inhalte übertragen

• Nur geteilte Inhalte übertragen

Geteilte und persönliche Inhalte übertragen

Aktiviere Include personal content und klicke auf Remove User.

Ergebnis:

• Der entfernte Benutzer erhält eine Benachrichtigung per E-Mail.

• Der Zugriff auf Review-360-Inhalte mit privaten Links entfällt.

• Der neue Eigentümer erhält volle Kontrolle über:

  • Rise-360-Kurse, Microlearning, Label Sets und Blockvorlagen

  • Review-360-Inhalte inkl. Storyline-360-Backups und Review-Anfragen

  • Storyline-360-Teamfolien

• Freigaben, Ordnerberechtigungen, Kollaboratoren und Links bleiben bestehen.

Wichtig: Inhalte können nur an ein einzelnes Teammitglied mit Creator-Rechten übertragen werden.
Alle Rise-360-, Review-360- und Storyline-360-Team-Inhalte werden vollständig übertragen.

Nur geteilte Inhalte übertragen

Deaktiviere Include personal content und klicke auf Remove User.

Ergebnis:

• Der Benutzer wird per E-Mail informiert.

• Private Review-360-Links verlieren ihre Gültigkeit.

• Persönliche Inhalte bleiben bis zu 6 Monate gespeichert:

  • Freigabelinks funktionieren weiterhin (nur Ansicht).

  • Bearbeitung und Verwaltung sind nicht möglich.

  • Kollaboratoren verlieren ihren Zugriff.

• Tritt der Benutzer innerhalb von 6 Monaten erneut mit derselben E-Mail-Adresse einem Team bei oder schließt ein Einzelabo ab, erhält er wieder Zugriff.

• Geteilte Inhalte gehen vollständig auf den neuen Eigentümer über.

Inhalte übertragen, wenn keine freie Creator-Lizenz verfügbar ist

Option 1: Temporär Group-Manager-Rechte vergeben

• Neue Gruppe ohne Lizenz erstellen.

• Ausscheidenden Benutzer dieser Gruppe zuweisen.

• Neuen Benutzer einladen und temporär Group-Manager-Rechte vergeben.

• Der neue Benutzer entfernt den alten Benutzer selbst und übernimmt Inhalte und Lizenz.

Group Manager benötigen keine Creator-Lizenz und haben nur Zugriff auf ihre Gruppe. Die Rechte können danach wieder entfernt werden.

Option 2: Inhalte vorübergehend ohne Besitzer belassen

• Creator-Rechte des alten Benutzers entfernen.

• Beim Entfernen None – do not transfer content wählen
  (nicht möglich, wenn nur eine Lizenz existiert).

• Inhalte verbleiben vorübergehend im Abonnement.

• Creator-Lizenz dem neuen Benutzer zuweisen.

• Ein Primary Admin kontaktiert den Articulate-Support mit:

  • Abonnementname oder -nummer

  • E-Mail-Adresse des entfernten Benutzers

  • E-Mail-Adresse des neuen Benutzers

Der Support überträgt die Inhalte anschließend manuell.